Odpis z księgi wieczystej – jak uzyskać?

Księgi wieczyste prowadzone są w celu ustalenia stanu prawnego nieruchomości, który jest podstawą bezpieczeństwa obrotu nieruchomościami. Pomimo że w polskim systemie prawnym nie została zrealizowana zasada powszechności ksiąg wieczystych, to jednak w ustawie z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece (u.o.k.w.h) istnieje wiele przepisów prawa, które przemawiają za obowiązkiem zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych dla nieruchomości (Art. 35 – 36).

Prowadzenie ksiąg wieczystych powierzono sądom rejonowym (podmiotowi publicznemu), co oznacza, że nad wiarygodnością ksiąg wieczystych czuwa Państwo. Dzięki księgom wieczystym możliwe jest utrzymanie ładu i porządku w stanie prawnym wszelkich nieruchomości, tj. mieszkań, domów, budynków, działek budowlanych oraz gruntów.

Podstawowe funkcje ksiąg wieczystych

Księgi wieczyste są prowadzone dla nieruchomości, a nie dla właściciela – z jedynym wyjątkiem, jakim są księgi wieczyste prowadzone w celu ustalenia stanu prawnego spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu.

Księgi wieczyste obok funkcji ewidencyjnej, rejestracyjnej i informacyjnej pełnią również funkcję materialno-prawną, która wyraża się tym, że:

1. Domniemywa się, że prawo jawne z księgi wieczystej jest wpisane zgodnie z rzeczywistym stanem prawnym.
2. Domniemywa się, że prawo wykreślone nie istnieje (Art. 3 u.o.k.w.h).
3. W razie niezgodności między stanem prawnym nieruchomości ujawnionym w księdze wieczystej a rzeczywistym stanem prawnym, treść księgi rozstrzyga na korzyść tego, kto przez czynność prawną z osobą uprawnioną według treści księgi nabył własność lub inne prawo rzeczowe (rękojmia wiary publicznej ksiąg wieczystych – Art. 5 u.o.k.w.h).
4. Przeciwko domniemaniu prawa wynikającemu z wpisu w księdze wieczystej nie można powoływać się na domniemanie prawa wynikające z posiadania (Art. 4 u.ok.w.h).
5. W przypadku niektórych praw rzeczowych wpis do księgi wieczystej jest gwarancją powstania tych praw, np.:

• użytkowanie wieczyste – „Oddanie nieruchomości gruntowej w użytkowanie wieczyste i przeniesienie tego prawa w drodze umowy wymaga wpisu w księdze wieczystej.” (Art. 27, ust.2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarcze nieruchomościami);
• odrębnej własności lokalu – „umowa o ustanowieniu odrębnej własności lokalu powinna być dokonana w formie aktu notarialnego; do powstania tej własności niezbędny jest wpis do księgi wieczystej”(art. 7 ust.2 ustawy o własności lokali,
• powstanie hipoteki – „Do powstania hipoteki niezbędny jest wpis w księdze wieczystej” art. 67 u.o.k.w.h.

Publiczny i jawny charakter ksiąg wieczystych pozwala na przeglądanie ksiąg wieczystych oraz na pozyskiwanie dokumentów takich jak:

• odpis zwykły księgi wieczystej,
• odpis zupełny księgi wieczystej,
• wyciąg z księgi wieczystej, pozwalający na dogłębne zapoznanie się z treścią księgi wieczystej oraz udokumentowanie prawa własności do nieruchomości bądź innego ograniczonego prawa rzeczowego ujętego w treści księgi wieczystej.

Uważa się, że aby księgi wieczyste mogły spełniać swoją funkcję muszą być dla każdego dostępne i jawne, przy czym jawność ta nie powinna polegać tylko na swobodnym dostępie do treści księgi wieczystej, ale jej „naturalnym skutkiem jest, że skoro każdy może się z nimi zapoznać, to nikt nie może zasłaniać się nieznajomością wpisów ani wniosków, o których uczyniono w księdze wieczystej wzmiankę. Podniesienie więc w procesie zarzutu nieznajomości określonego wpisu w księdze będzie prawnie bezskuteczne.” („Ustawa o księgach wieczystych i hipotece… „, Stanisław Rudnicki, str. 35).

Z powyższych względów, każdej transakcji związanej z przeniesieniem prawa własności do nieruchomości powinna towarzyszyć uważna weryfikacja treści właściwej księgi wieczystej.

Odpis księgi wieczystej i inne dokumenty wydawane przez Centralną Informację Ksiąg Wieczystych

Dokumenty świadczące o prawie własności do nieruchomości oraz obejmujące inne prawa związane z nieruchomością są wydawane przez Centralną Informację Ksiąg Wieczystych (CIKW) będącą komórką organizacyjną Ministerstwa Sprawiedliwości, która została utworzona rozporządzeniem z dnia 27 listopada 2013 r.

Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych składa się z Centrali CIKW oraz ekspozytur przy wydziałach sądów rejonowych prowadzących księgi wieczyste, zwanych ekspozyturami Centralnej Informacji. Centralna Informacja realizuje swoje zadania, tj. wydawanie dokumentów, za pośrednictwem utworzonego i utrzymywanego przez Ministerstwo Sprawiedliwości systemu teleinformatycznego umożliwiającego dostęp do centralnej bazy danych ksiąg wieczystych (cbdkw).

Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych wydaje na wniosek następujące dokumenty:

1) odpis zwykły księgi wieczystej, przedstawiający ostatni stan wpisów w księdze wieczystej oraz wzmianki o wnioskach, skargach na orzeczenia referendarzy sądowych, apelacjach, skargach kasacyjnych i wszczęciu postępowań z urzędu;
2) odpis zupełny księgi wieczystej, przedstawiający ostatni stan wpisów w księdze wieczystej i wpisy wykreślone, a więc całą historię księgi wieczystej oraz wzmianki o wnioskach, skargach na orzeczenia referendarzy sądowych, apelacjach, skargach kasacyjnych i wszczęciu postępowań z urzędu. Z odpisu zupełnego można się dowiedzieć, czy nieruchomość była obciążona hipoteką, a jeżeli tak, to kiedy ta hipoteka wygasła, jak również, kiedy i na jakiej podstawie została wykreślona z księgi wieczystej;
3) wyciąg z księgi wieczystej, przedstawiający ostatni stan wpisów we wskazanych działach w księdze wieczystej oraz wzmianek o wnioskach, skargach na orzeczenia referendarzy sądowych, apelacjach, skargach kasacyjnych i wszczęciu postępowań z urzędu; wskazanie, z jakich działów wyciąg został sporządzony, z informacją, że treść pozostałych działów nie jest objęta wyciągiem i może mieć wpływ na rozumienie treści działów objętych wyciągiem;
4) zaświadczenie o zamknięciu księgi wieczystej, zawierające informację, że księga wieczysta o wskazanym przez wnioskodawcę numerze jest zamknięta.

Różnica pomiędzy odpisem a wyciągiem z księgi wieczystej polega na tym, że odpis (zupełny oraz zwykły) obejmuje wszystkie cztery działy księgi wieczystej, a wyciąg z księgi wieczystej tylko ten dział, o który wnioskodawca wystąpił z wnioskiem. Z uwagi na znikomą różnicę w cenie wnioskowanych dokumentów, zazwyczaj zamiast wyciągu zamawiane są odpisy ksiąg wieczystych.

Do jakich celów potrzebny jest odpis księgi wieczystej (odpis zwykły, odpis zupełny)?

Dokument – odpis księgi wieczystej jest niezbędny w przypadku załatwiania wielu spraw prywatnych, służbowych czy administracyjnych.

Odpis zwykły księgi wieczystej jest niezbędny w przypadku sprzedaży mieszkania, domu czy działki gruntowej przeznaczonej pod zabudowę, ale nie tylko, bo również tej przeznaczonej na inne cele.

Odpis zwykły jest niezbędny w przypadku wydzierżawienia nieruchomości bądź oddania nieruchomości w użytkowanie wieczyste. Odpis księgi wieczystej jest potrzebny również przy zawieraniu umowy służebności przesyłu np. przesyłu linii elektroenergetycznej czy służebności gruntowej. W przypadku ustanowienia służebności przesyłu w formie aktu notarialnego załącznikiem do tego dokumentu niezbędny jest odpis księgi wieczystej nieruchomości, przez którą biegnie dana sieć.

W administracji odpis księgi wieczystej jest niezbędny w przypadku wywłaszczenia nieruchomości będącego skutkiem realizacji np. specustawy drogowej.

Również w przypadku sprzedaży nieruchomości będących własnością Skarbu Państwa, dokumentem niezbędnym w celu sporządzenia aktu notarialnego jest aktualny odpis księgi wieczystej.

Odpis z księgi wieczystej stanowi podstawę do uzyskania kredytu hipotecznego w banku bądź pożyczki na remont domu czy mieszkania.

Dokument – odpis księgi wieczystej jest niezbędny w przypadku przystąpienia do programu związanego z zalesianiem gruntów porolnych (PROW) i udokumentowania prawa własności do tych gruntów.

Przeczytaj: Księgi wieczyste po adresie – 3 sposoby jak znaleźć

Wniosek o wydanie odpisu księgi wieczystej – gdzie i jak złożyć?

Dokumenty takie jak: odpis księgi wieczystej zwykły, zupełny czy wyciąg z księgi wieczystej oraz zaświadczenie o zamknięciu księgi wieczystej są dokumentami wydawanym na wniosek z centralnej bazy danych ksiąg wieczystych. Wymienione dokumenty można pozyskać w sposób:

• bezpośredni lub korespondencyjny,
• za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Tryb składania wniosku o pozyskanie odpisu księgi wieczystej z CIKW bezpośrednio lub korespondencyjnie

Pozyskanie odpisu księgi wieczystej w sposób bezpośredni lub korespondencyjny polega na pobraniu i wydrukowaniu formularza wniosku umieszczonego na stronie internetowej pod adresem: https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/formularze-wnioskow-stosowanych-w-centralnej-informacji-kw (KW-ODPIS – „Wniosek o wydanie odpisu księgi wieczystej / wyciągu z księgi wieczystej / zaświadczenia o zamknięciu księgi wieczystej”), wypełnieniu tego wniosku, a następnie bezpośrednim złożeniu wniosku w Centrali Centralnej Informacji Ksiąg wieczystych (ul. Czerniakowska 100, 00-454 Warszawa) bądź ekspozyturze Centralnej Informacji, znajdującej się przy wydziale sądu rejonowego właściwego dla miejsca prowadzenia księgi wieczystej.

Wniosek przed wysłaniem do Centrali Centralnej Informacji bądź ekspozytury Centralnej Informacji należy opłacić, a kopię dowodu opłaty umieścić w kopercie, jako załącznik do wniosku.

W przypadku złożenia wniosku o wydanie dokumentów w ekspozyturze Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych, wniosek należy opłacić w kasie (ekspozytury) sądu rejonowego, przy którym znajduje się oddział CIKW, bądź zrobić przelew na numer konta sądu, przy którym znajduje się oddział CIKW (numer konta sądu znajdziemy na stronie internetowej danego sądu), bądź skorzystać z informacji podanych na stronie internetowej: https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-odpis-wyciag-albo-zaswiadczenie-z-ksiegi-wieczystej/

Jeżeli natomiast wniosek jest składany do Centrali Centralnej Informacji Ksiąg wieczystych to należy go opłacić bezpośrednio w kasie CIKW, bądź zrobić przelew na numer konta Ministerstwa Sprawiedliwości:

Ministerstwo Sprawiedliwości,  Al. Ujazdowskie 11, 00-950 Warszawa,
NBP O/O Warszawa PL 77 1010 1010 0400 1922 3100 0000
(SWIFT (kod BIC) NBPLPLPW dla przelewów zagranicznych).

W przypadku opłaty dokonanej w formie przelewu bankowego do wniosku należy dołączyć wydruk potwierdzający dokonanie operacji bankowej pamiętając o umieszczeniu na tym wydruku adnotacji, że figurująca na wydruku kwota stanowi opłatę za składany wniosek.

Tryb składania wniosku o pozyskanie odpisu księgi wieczystej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego

Dokumenty typu: odpis zwykły księgi wieczystej, odpis zupełny księgi wieczystej, wyciąg z księgi wieczystej czy zaświadczenie o zamknięciu księgi wieczystej, można również uzyskać za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Aby skutecznie złożyć wniosek o odpis, wyciąg albo zaświadczenie o zamknięciu księgi wieczystej, i pobrać dokument w formacie PDF, należy otworzyć stronę internetową umieszczoną pod adresem: https://ekw.ms.gov.pl/ i z menu dostępnych e-usług wybrać zakładkę „Składanie wniosków o wydanie dokumentu z Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych”, następnie rozpocząć wypełnianie stosownego wniosku podając informacje:

• elektroniczny numer księgi wieczystej, który składa się z czteroznakowego kodu Wydziału Ksiąg Wieczystych, gdzie księga została założona w formie elektronicznej, właściwego numeru księgi wieczystej i cyfry kontrolnej z przedziału od 0 do 9 nadawanej w chwili zakładania księgi w postaci elektronicznej. Wszystkie elementy numeru księgi wieczystej oddzielone są znakiem”/”;
• sposób wydania dokumentu, tj. określić czy osoba składająca wniosek życzy sobie, aby dokument został jej przesłany na wskazany adres czy też udostępnienie w celu samodzielnego wydrukowania;
• rodzaj dokumentu, który chcemy uzyskać, w przypadku konieczności pozyskania wyciągu z księgi wieczystej należy wskazać numeru działu księgi wieczystej (księga wieczysta zawiera cztery działy);
• liczbę żądanych dokumentów;
• imię i nazwisko wnioskodawcy, a w przypadku korespondencyjnej formy doręczenia dokumentu/-ów należy uzupełnić pola w sekcji „Dane do doręczenia”.

Przy wypełnianiu poszczególnych stron wniosku należy obowiązkowo wprowadzić adres e-mail, na który system wyśle potwierdzenie złożenia zlecenia oraz link URL do strony, gdzie po dokonaniu płatności dostępne będą zarejestrowane wnioski, potwierdzenia złożenia wniosków i dokonania płatności oraz dokumenty do samodzielnego wydruku (nie dotyczy dokumentów o korespondencyjnej formie dostarczenia).

Wygenerowane dokumenty dostępne są dla wnioskodawcy przez 14 dni, zaś potwierdzenia złożenia wniosku – 24 miesiące. Po tym czasie zostaną automatycznie usunięte.

Zgodnie z ustawą z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece, Art. 364, odpisy ksiąg wieczystych, wyciągi z ksiąg wieczystych oraz zaświadczenia o zamknięciu ksiąg wieczystych wydawane przez Centralną Informację mają moc dokumentów wydawanych przez Sąd.

Dokumenty wydane przez CIKW są dokumentami urzędowymi, o czym świadczy opatrzenie tych dokumentów pieczęcią urzędową i podpisem upoważnionego pracownika, zawierają oznaczenie sygnatury, a także oznaczenie i liczbę stron oraz miejsce sporządzenia dokumentu.

Opłata od wniosku o wydanie odpisu z księgi wieczystej

Za udostępnienie informacji Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych pobiera następujące opłaty:

1) od wniosków w postaci papierowej o wydanie (z opcją przesłania dokumentu pocztą):

• odpisu zwykłego księgi wieczystej – 30 zł,
• odpisu zupełnego księgi wieczystej – 60 zł,

• wyciągu z księgi wieczystej:

15 zł – za wyciąg z jednego działu księgi wieczystej,
20 zł – za wyciąg z dwóch działów księgi wieczystej,
25 zł – za wyciąg z trzech działów księgi wieczystej,
30 zł – za wyciąg z czterech działów księgi wieczystej,
pomnożone przez liczbę żądanych wyciągów,

• zaświadczenia o zamknięciu księgi wieczystej – 10 zł.

2) od wniosku złożonego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, w celu samodzielnego wydrukowania:

• odpisu zwykłego księgi wieczystej – 20 zł,
• odpisu zupełnego księgi wieczystej – 50 zł,

• wyciągu z księgi wieczystej:

5 zł – za wyciąg z jednego działu księgi wieczystej,
10 zł – za wyciąg z dwóch działów księgi wieczystej,
15 zł – za wyciąg z trzech działów księgi wieczystej,
20 zł – za wyciąg z czterech działów księgi wieczystej,

• zaświadczenia o zamknięciu księgi wieczystej – 5 zł.

Wnioskodawca zwolniony z mocy ustawy z opłaty od wniosku o wydanie dokumentów przez CIKW składa wniosek za pośrednictwem konta założonego w systemie teleinformatycznym utworzonym i utrzymywanym przez MS, a umożliwiającym dostęp do CBDKW.

Kto może złożyć wniosek o odpis księgi wieczystej?

Wniosek o odpis księgi wieczystej może złożyć każdy, kto zna numer księgi wieczystej.

Jak długo czeka się na wydanie odpisu księgi wieczystej?

Czas oczekiwania na wydanie odpisu księgi wieczystej bądź wypisu z księgi wieczystej jest zależny od formy wydania.

W przypadku, gdy osoba zainteresowana uzyskaniem dokumentu z CIKW złoży wniosek za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, czas oczekiwania na wskazany dokument to czas poświęcony na wygenerowanie dokumentu, sprawdzenie jego wiarygodności oraz opłacenie.

Natomiast w przypadku wybrania metody bezpośredniej, czas oczekiwania na dokument będzie zależny od obłożenia pracą wydziału ksiąg wieczystych, przy którym znajduje się ekspozytura CIKW, bywa że dokument ten otrzyma się od razu. Jeżeli wniosek o wydanie dokumentu przesłany został pocztą to czas oczekiwania na otrzymanie dokumentu należy liczyć na ok. 2 tygodnie.

Termin ważności odpisu z księgi wieczystej

Dokument – odpis księgi wieczystej oraz wyciąg z księgi wieczystej jest ważny dopóty, dopóki treść księgi wieczystej od momentu jej wydania przez CIKW, bądź samodzielnego wydrukowania, nie uległa zmianie.

Podstawa prawna i inne źródła:

1. Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarcze nieruchomościami.
2. Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece.
3. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 27 listopada 2013 r. w sprawie Centralnej Informacji Ksiąg wieczystych.
4. „Ustawa o księgach wieczystych i hipotece. Przepisy o postępowaniu w sprawach wieczystoksięgowych. Komentarz” – Rudnicki Stanisław

Zdjęcie: Pexels.com