W lipcu 2003 roku rozpoczął się w Polsce proces migracji ksiąg wieczystych, czyli przenoszenia treści ksiąg wieczystych prowadzonych dotychczas w postaci papierowej do wersji elektronicznej. Proces objął ponad 20 mln ksiąg wieczystych.
Od tego momentu księgi wieczyste zakładane i prowadzone są w systemie informatycznym. Działania te nadal pozostają w kompetencji Wydziałów Ksiąg Wieczystych Sądów Rejonowych, właściwych dla miejsca położenia nieruchomości, dla której prowadzona jest dana księga wieczysta.
W efekcie migracji księgi wieczyste otrzymały nowy – elektroniczny numer.
Jak zbudowany jest numer elektronicznej księgi wieczystej?
Numer elektronicznej księgi wieczystej składa się z trzech części oddzielonych od siebie ukośnikiem: XXXX/XXXXXXXX/X. Obejmuje:
- 4-znakowy kod Wydziału Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego, w którym księga została założona. Np. WR1K to skrót kodu Wydział Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego dla Wrocławia-Krzyków we Wrocławiu;
- numer porządkowy składający się z 8 cyfr – numer nadany według repertorium ksiąg wieczystych. Zazwyczaj jest to stary numer księgi wieczystej (sprzed migracji), uzupełniony o taką ilość zer wiodących, aby suma cyfr pomiędzy ukośnikami wynosiła osiem;
- cyfrę kontrolną, nadawaną automatycznie.
Nowy numer księgi wieczystej na podstawie starego numeru KW
Jeżeli jesteśmy w posiadaniu starego numeru księgi wieczystej, możemy samodzielnie ustalić dla niego nowy (elektroniczny) numer księgi wieczystej.
Załóżmy, że przykładowy stary numer KW to 34567 dla nieruchomości zlokalizowanej w Gdańsku.
Krok 1 – ustalenie 4-znakowego kodu Wydziału Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego
Najpierw ustalamy, w którym Sądzie Rejonowym prowadzona jest dana księga wieczysta. Znając miejsce położenia nieruchomości, dowiadujemy się, pod który Sąd Rejonowy podlega dany obszar.
Gdy wiemy już, o który Sąd Rejonowy chodzi, pozostaje ustalenie jego 4-znakowego kodu Wydziału Ksiąg Wieczystych. Pomoże nam w tym alfabetyczny spis kodów wydziałów dostępny m.in. na stronie Elektronicznych Ksiąg wieczystych, prowadzonej przez Ministerstwo Sprawiedliwości: https://przegladarka-ekw.ms.gov.pl.
Rozwijamy menu i wyszukujemy interesujące nas miasto – w omawianym przypadku będzie to Gdańsk:
W ten sposób udało nam się ustalić pierwszą część nowego numeru księgi wieczystej przykładowej nieruchomości: GD1G/XXXXXXXX/X.
Zobacz: Pełna lista kodów Wydziałów Ksiąg Wieczystych.
Krok 2 – ustalenie numeru porządkowego
Druga część elektronicznego numeru księgi wieczystej składa się z 8 cyfr. Aby go uzyskać, do starego numeru księgi wieczystej dopisujemy na początku taką ilość zer, aby ilość wszystkich cyfr wyniosła właśnie 8.
W naszym przypadku wygląda to tak: 00034567. Dopisaliśmy z przodu trzy zera.
Mamy już zatem dwie części nowego numeru KW: GD1G/00034567/X.
Krok 3 – ustalenie cyfry kontrolnej
Tutaj również z pomocą przyjdzie nam serwis https://przegladarka-ekw.ms.gov.pl.
Wpisujemy dwie znane nam już części numeru księgi wieczystej i po kolei – metodą prób i błędów, próbujemy dopasować do niego cyfrę kontrolną. Możliwości jest dziewięć (od 0 do 9).
Po zaklikaniu opcji “Nie jestem robotem” system przeniesie nas do widoku umożliwiającego przeglądanie treści danej księgi wieczystej albo poinformuje o błędzie w cyfrze kontrolnej:
W naszym przypadku udało się już za trzecim razem. Nowy numer księgi wieczystej przykładowej nieruchomości to GD1G/00034567/2.
Znając stary numer księgi wieczystej możemy również osobiście wybrać się do właściwego Sądu Rejonowego, Wydziału Ksiąg Wieczystych i tam poprosić o udzielenie stosownej informacji.
Przeczytaj także: Księgi wieczyste po adresie – 3 sposoby jak znaleźć
Zdjęcie: Fotolia