Jak i gdzie przechowywane są księgi wieczyste?

Dawniej księgi wieczyste były prowadzone tradycyjnie w formie papierowej wraz z przynależnymi do nich aktami. Zarówno księgi wieczyste, jak i akta, przechowywane były w teczkach, w archiwach właściwych miejscowo sądów rejonowych.

Obecnie wszystkie księgi wieczyste prowadzone są wyłącznie w wersji elektronicznej, jednak akta będące podstawą wpisów w księgach wieczystych wciąż przechowuje się w archiwach sądowych.

Księga wieczysta jest rejestrem publicznym przedstawiającym stan prawny nieruchomości. Z taką definicją księgi wieczystej spotykamy się w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. W myśl wspomnianej ustawy za rejestr publiczny uważa się:

“rejestr, ewidencję, wykaz, listę, spis albo inną formę ewidencji, służące do realizacji zadań publicznych, prowadzone przez podmiot publiczny na podstawie odrębnych przepisów ustawowych.”

Zasadniczym celem prowadzenia ksiąg wieczystych jest ustalenie stanu prawnego nieruchomości oraz ustalenie stanu prawnego spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu.

Kto zajmuje się prowadzeniem ksiąg wieczystych

Prowadzenie ksiąg wieczystych należy do właściwości sądów rejonowych (wcześniej prowadzeniem ksiąg wieczystych zajmowały się państwowe biura notarialne). Czynności sądu w zakresie prowadzenia ksiąg wieczystych wykonywane są przez referendarzy sądowych.

Szczegółowe określenie sądów rejonowych oraz ich właściwość miejscową określił Minister Sprawiedliwości w rozporządzeniu z 12 czerwca 2002 r. w sprawie określenia sądów rejonowych prowadzących księgi wieczyste.

Czym jest właściwość miejscowa sądu?

Właściwość miejscowa sądów odnosi się do obszarów ich działania.

Obszary właściwości miejscowej sądów oraz sądy rejonowe, w których utworzone zostały wydziały do prowadzenie ksiąg wieczystych, w tym również zamiejscowe wydziały ksiąg wieczystych zostały określone przez Ministra Sprawiedliwości w rozporządzeniu z dnia 12 czerwca 2002 r. w sprawie określenia sądów rejonowych prowadzących księgi wieczyste.

O tym, w jakim sądzie znajduje się dana księga wieczysta, decyduje miejsce położenia nieruchomości – określone adresem administracyjnym tej nieruchomości.

W przypadku, gdy nieruchomość jest położona na obszarze będącym we właściwości dwóch lub więcej sądów rejonowych, sąd właściwy do prowadzenia księgi wieczystej ustala prezes sądu okręgowego.

W przypadku, gdy nieruchomość jest położona na obszarze dwóch lub więcej sądów okręgowych, wówczas sąd właściwy do prowadzenia księgi wieczystej ustala prezes sądu apelacyjnego.

W sytuacji, gdy właściwość do prowadzenia księgi wieczystej przejmie inny sąd, wówczas sąd ten zawiadamia właściciela nieruchomości oraz osoby wpisane w księdze wieczystej, którym przysługują prawa lub roszczenia, jak również ewidencję gruntów i budynków, o zmianie właściwości sądu.

Sąd, który przejmuje prowadzenie księgi wieczystej dokonuje nowego oznaczenia księgi wieczystej w ten sposób, że przed dotychczasowym numerem księgi wieczystej wpisuje słowo ”dawna”. Dawny numer wraz ze słowem ”dawna” podkreślany jest kolorem czerwonym. Następnie wprowadzany jest nowy numer księgi wieczystej (bez podkreślenia). Sąd prowadzący przejętą księgę wieczystą w zawiadomieniu stron podaje numer repertorium księgi wieczystej.

Przeczytaj: Czy każda nieruchomość ma księgę wieczystą?

Księgi wieczyste w wersji papierowej i elektronicznej

Z dniem 1 października 2003r. wszystkie księgi wieczyste są zakładane i prowadzone w wersji elektronicznej. Wprowadzenie jednolitego systemu elektronicznego w zakresie prowadzenia ksiąg wieczystych miało na celu usprawnienie postępowania sądowego.

Ustawodawca wprowadzając informatyzację ksiąg wieczystych zachował dotychczasowy model księgi wieczystej, który w systemie informatycznym został nazwany „strukturą” księgi wieczystej.

Tak więc dotychczasowa księga wieczysta prowadzona w formie papierowej, zawierająca cztery działy, przybierając formę elektroniczną zachowała dotychczasową budowę – również posiada cztery działy, z tą jednak różnicą, że jej dotychczasowy podział na łamy został zastąpiony podziałem na rubryki i pola. Te zaś mogą być podzielone na podrubryki i podpola.

Ogólnokrajowy zbiór ksiąg wieczystych prowadzonych w systemie elektronicznym tworzy Centralną Bazę Danych Ksiąg Wieczystych, którą tworzy i utrzymuje Minister Sprawiedliwości.

Przeniesienie treści księgi wieczystej prowadzonej w sposób analogowy odbywa się w tzw. procesie migracji ksiąg wieczystych w ośrodkach migracyjnych. Dotychczasowe księgi wieczyste, których treść została przeniesiona do systemu informatycznego i zapisana w Centralnej Bazie Ksiąg Wieczystych, stają się częścią akt księgi wieczystej.

Po wprowadzeniu treści księgi wieczystej do systemu informatycznego, księga wieczysta w wersji elektronicznej zostaje przejęta przez właściwy miejscowo sąd rejonowy, który uzupełnia w księdze wieczystej wpisy o wnioskach, które wpłynęły w okresie, gdy księga „przebywała” w ośrodku migracyjnym.

Stara księga wieczysta prowadzona w postaci papierowej również zostaje zwrócona do sądu rejonowego, który opatruje ją napisem ”Księga po migracji” i dołącza tę księgę do akt księgi wieczystej. Księga wieczysta prowadzona w systemie informatycznym z chwilą uzupełnienia o wpisy, podlega udostępnieniu.

Przeczytaj: Stary numer księgi wieczystej – jak zamienić na nowy numer KW?

W jaki sposób są przechowywane akta księgi wieczystej

Sposób prowadzenia i przechowywania akt księgi wieczystej określa rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 września 2001 r. w sprawie prowadzenia ksiąg wieczystych i zbiorów dokumentów.

Zgodnie z treścią w/w rozporządzenia, akta księgi wieczystej prowadzi się w twardych teczkach, na których zamieszcza się dane:

1. nazwę sądu, nazwę gminy (miasta), numer repertorium księgi wieczystej i numer tomu księgi wieczystej, jeżeli składa się ona z więcej niż jednego tomu,
2. do numeru repertorium księgi wieczystej prowadzonej dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu dodaje się napis „ogr”,
3. napis „grunt oddany w użytkowanie wieczyste”, jeżeli prowadzi się księgę wieczystą dla takiego gruntu,
4. napis „lokal nr… wyodrębniony z nieruchomości wpisanej w księdze wieczystej nr…”, jeżeli księga wieczysta obejmuje lokal stanowiący odrębną własność,
5. napis „księga wieczysta prowadzona dla nieruchomości wspólnej”, jeżeli księga wieczysta prowadzona jest dla nieruchomości, z której wyodrębniane są lokale stanowiące odrębną własność,
6. napis „spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu (nazwa spółdzielni).”

Do akt załącza się w porządku chronologicznym wszelkie dokumenty i inne pisma dotyczące danej księgi wieczystej, nadając każdej karcie kolejny numer według zasad biurowości sądowej.

Teczki powinny być zaopatrzone w przyczepki z mocnego papieru wystające na dole z uwidocznionym na nich oznaczeniem akt.

Księgę wieczystą przechowuje się w teczce akt tej księgi. Stronice księgi wieczystej powinny być ponumerowane, a karty tej księgi oprawione. Akta księgi wieczystej zaopatruje są spisem dokumentów. Księgi wieczyste ustawia się lub układa w kolejności numerów repertorium.

Jak sprawdzić, w którym sądzie znajduje się dana księga wieczysta?

Przede wszystkim należy znać elektroniczny numer księgi wieczystej, który składa się z trzech elementów oddzielonych znakiem „/” tj.:

• czteroznakowego kodu wydziału księgi wieczystej sądu rejonowego, w którym księga wieczysta została założona,
• ośmiocyfrowego numeru repertorium ksiąg wieczystych (dawny numer księgi wieczystej uzupełniony taką ilością zer z przodu, aby numer zawierał łącznie 8 cyfr),
• cyfry kontrolnej.

Aby sprawdzić, w jakim sądzie jest prowadzona określona danym numerem księga wieczysta, możemy skorzystać z listy kodów wydziałów ksiąg wieczystych umieszczonej w załączniku nr 1 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 listopada 2013 r. i odczytać nazwę sądu rejonowego, w którym prowadzona jest księga wieczysta o podanym numerze.

W przypadku trudności ze znalezieniem sądu, w którym prowadzona jest dana księga wieczysta, można skorzystać z funkcjonujących na rynku portali internetowych np. https://ksiegiwieczyste.pl/, które na swoich stronach uruchomiły specjalne wyszukiwarki internetowe pozwalające na szybkie zlokalizowanie szukanego sądu.

Przeczytaj: Który Wydział Ksiąg Wieczystych prowadzi daną księgę wieczystą?

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece.
2. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne
3. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 września 2001 r. w sprawie prowadzenia ksiąg wieczystych i zbiorów dokumentów.
4. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 czerwca 2002 r. w sprawie określenia sądów rejonowych prowadzących księgi wieczyste.
5. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 sierpnia 2003 r. w sprawie sposobu przenoszenia treści dotychczasowej księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym (kody wydziałów ksiąg wieczystych sądów rejonowych).
6. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 listopada 2013 r. w sprawie zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie informatycznym.

Zdjęcie: Pixabay.com