Jak sprawdzić, czy w danym mieszkaniu jest ktoś zameldowany?

Nabywając mieszkanie na rynku wtórnym, tuż przed podpisaniem umowy kupna – należy sprawdzić nie tylko stan prawny mieszkania ujawniony w księdze wieczystej, ale również informacje dotyczące zadłużenia mieszkania oraz czy w mieszkaniu jest ktoś zameldowany.

Zdarza się bowiem, że już po nabyciu mieszkania (lokalu, domu jednorodzinnego) dowiadujemy się, że nabyliśmy mieszkanie z lokatorem, którego pozbycie się będzie bardzo trudne. Jak więc sprawdzić i gdzie szukać informacji, czy na daną chwilę w mieszkaniu, które chcemy nabyć, jest ktoś zameldowany?

W Polsce każdy obywatel posiada obowiązek meldunkowy. Będąc w różnych okolicznościach i niezależnie od tego, czy obywatel ma zamiar przebywania w danej miejscowości tylko czasowo czy na stałe, musi za każdym razem wskazywać swój adres pobytu.

Wskazanie adresu pobytu następuje poprzez zameldowanie się w wydziale spraw obywatelskich bądź w wydziale ewidencji ludności funkcjonującym przy urzędzie gminy bądź przy urzędzie miasta.

Informacje o meldunku są przechowywane w urzędzie gminy/ miasta w wydziale ewidencji ludności.

Aby sprawdzić, czy w nabywanym mieszkaniu jest ktoś zameldowany, należy w danym urzędzie gminy (miasta) właściwym dla adresu administracyjnego nabywanego mieszkania (domu) złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia z ewidencji ludności.

Kto może złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia z ewidencji ludności?

Wniosek w sprawie pozyskania informacji o tym, czy w danym mieszkaniu jest ktoś zameldowany, zwany wnioskiem z ewidencji ludności, może złożyć osoba zainteresowana, która posiada interes prawny w danej sprawie.

Za osobę zainteresowaną z pewnością zostanie uznany właściciel nieruchomości oraz osoba, która potrafi udowodnić swoje zainteresowanie w sprawie.

W przypadku transakcji kupna-sprzedaży np. mieszkania, za osobę zainteresowaną może być uznany nabywca mieszkania, który podpisał umowę przedwstępną na tę transakcję.

Traktowanie nabywcy mieszkania jako zainteresowanego w sprawie wynika z Art. 510 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, którego treść brzmi:

„Zainteresowanym w sprawie jest każdy, czyich praw dotyczy wynik postępowania, może on wziąć udział w każdym stanie sprawy aż do zakończenia postępowania w drugiej instancji. Jeżeli weźmie udział, staje się uczestnikiem”.

Składając w urzędzie gminy (miasta) wniosek o wydanie zaświadczenia z ewidencji ludności należy do niego dołączyć dokumenty świadczące o tym, że wniosek składa osoba, która posiada interes prawny do uzyskania stosownego dokumentu. Takim dokumentem może być nie tylko dokument stwierdzający własność mieszkania (akt notarialny, odpis z księgi wieczystej), ale również umowa przedwstępna zawarta pomiędzy stronami transakcji kupna-sprzedaży nieruchomości.

Aby być pewnym, że w mieszkaniu nie jest nikt zameldowany można również w dniu nabycia nieruchomości – podpisania aktu notarialnego, udać się do urzędu gminy (miasta) wydziału ewidencji ludności z osobą zbywającą mieszkanie i w jego obecności, jako posiadającego interes prawny (zainteresowanego) potwierdzić informację o meldunku (lub braku meldunku) w danym mieszkaniu.

Regułą jest, że każdy nabywca mieszkania powinien zażądać od sprzedającego dołączenia do aktu notarialnego aktualnego (wydanego nie później niż 3 dni przed zbyciem mieszkania) zaświadczenia wydanego przez urząd gminy lub miasta, potwierdzającego, że w danym mieszkaniu nikt nie jest zameldowany.

Pomimo, że meldunek jest traktowany jako czynność czysto techniczna, niedająca nikomu prawa do mieszkania, to jednak nabycie mieszkania z osobą zameldowaną w danym mieszkaniu może nabywcy tego mieszkania przysporzyć wiele kłopotów.

Ile zapłacimy za wydanie zaświadczenia z ewidencji ludności?

Za wydanie zaświadczenia z ewidencji ludności pobierane są opłaty, i tak:

• za wydanie zaświadczenia np. o zameldowaniu, wymeldowaniu, braku/ilości osób zameldowanych w lokalu – 17 zł,
• za udzielenie pełnomocnictwa – 17 zł,
• za wielojęzyczny standardowy formularz –tłumaczenie pomocnicze do urzędowego zaświadczenia – 17 zł.

Zwolnienia z opłaty skarbowej za wydanie zaświadczenia określa ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.

Zwolnione z opłaty skarbowej jest złożenie do sprawy dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu.

Opłaty można dokonać w Punktach Obsługi Bankowej lub bezgotówkowo na rachunek bankowy urzędu gminy bądź miasta.

Wnosząc do gminy o wydanie zaświadczenia o braku osób zameldowanych w danym mieszkaniu należy pamiętać o dołączeniu do wniosku dokumentu potwierdzającego uiszczenie opłaty w wysokości 17 zł.

Zasady wykonywania obowiązku meldunkowego przez obywateli polskich i cudzoziemców

Obowiązek meldunkowy obywateli polskich reguluje ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności oraz Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 13 grudnia 2017 r. w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego (Dz.U. poz. 2411 z późn. zm.).

Zgodnie z treścią tej ustawy Art. 24., obywatel polski przebywający na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest obowiązany wykonywać obowiązek meldunkowy, który w myśl cytowanej ustawy polega na:

1. zameldowaniu się w miejscu pobytu stałego lub czasowego;
2. wymeldowaniu się z miejsca pobytu stałego lub czasowego;
3. zgłoszeniu wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej oraz powrotu z wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej.

Obywatel polski, który wyjeżdża poza granice Rzeczypospolitej Polskiej, bez zamiaru stałego pobytu, na okres dłuższy niż 6 miesięcy, jest obowiązany zgłosić swój wyjazd oraz powrót.

Obywatel polski, który wyjeżdża z kraju z zamiarem stałego pobytu poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, jest obowiązany zgłosić swój wyjazd. Zgłoszenie wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej skutkuje wymeldowaniem z miejsca pobytu stałego i czasowego.

Przez pojęcie:

• „pobyt stały” należy rozumieć zamieszkanie w określonej miejscowości pod oznaczonym adresem z zamiarem stałego przebywania;
• „ pobyt czasowy” należy rozumieć przebywanie bez zamiaru zmiany miejsca pobytu stałego w innej miejscowości pod oznaczonym adresem lub w tej samej miejscowości, lecz pod innym adresem.

O pobycie czasowym mówimy wówczas, gdy przebywanie poza miejscem pobytu stałego przekracza okres 3 miesięcy.

W myśl ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, miejscem pobytu stałego lub czasowego osoby zatrudnionej na statku żeglugi śródlądowej lub morskiej albo zamieszkującej w związku z wykonywaniem pracy w ruchomym urządzeniu mieszkalnym, jest siedziba pracodawcy zatrudniającego tę osobę.

Obywatel polski przebywający na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest obowiązany zameldować się w miejscu pobytu stałego lub czasowego najpóźniej w 30 dniu, licząc od dnia przybycia do tego miejsca.

Równocześnie można mieć jedno miejsce pobytu stałego i jedno miejsce pobytu czasowego.

Meldunek w miejscu pobytu stałego lub czasowego

Osoba dokonująca zameldowania na pobyt stały lub czasowy posiada możliwość zameldowania się na piśmie utrwalonym w postaci papierowej oraz na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej. W obu przypadkach osoba dokonująca zameldowania, czy to na okres stały czy czasowy, jest zobowiązana do przedłożenia w urzędzie meldunkowym (gminie), tytułu prawnego do lokalu, w którym dokonuje zameldowania.

Dokumentem potwierdzającym tytuł prawny do lokalu może być w szczególności umowa cywilnoprawna (najmu lokalu), odpis z księgi wieczystej albo wyciąg z działów I i II księgi wieczystej, decyzja administracyjna lub orzeczenie sądu.

Zgodnie z treścią ustawy o ewidencji ludności zameldowanie na pobyt stały lub czasowy służy wyłącznie celom ewidencyjnym i ma na celu potwierdzenie faktu pobytu osoby w miejscu, w którym się zameldowała.

Meldunek osób nieposiadających zdolności do czynności cywilnoprawnych lub posiadających ograniczoną zdolność

Za osoby nieposiadającą zdolności do czynności cywilnoprawnych lub posiadające ograniczoną zdolność, obowiązek meldunkowy spełnia ich opiekun prawny lub osoba sprawująca nad nią opiekę w miejscu ich wspólnego pobytu (Art. 24 ustawy o ewidencji ludności).

Czy adres zamieszkania jest jednoznaczny z adresem zameldowania?

Adres zamieszkania nie zawsze jest adresem zameldowania. W myśl Art. 25 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny:

„Miejscem zamieszkania osoby fizycznej jest miejscowość, w której osoba ta przebywa z zamiarem stałego pobytu.”

Jednocześnie ustawa z dnia 23 kwietnia Kodeks cywilny stanowi, że miejscem zamieszkania dziecka pozostającego pod władzą rodzicielską jest miejsce zamieszkania rodziców albo jednego z rodziców, któremu wyłącznie przysługuje władza rodzicielska lub któremu zostało powierzone wykonywanie władzy rodzicielskiej.

Jeżeli władza rodzicielska przysługuje na równi obojgu rodzicom mającym osobne miejsce zamieszkania, miejsce zamieszkania dziecka jest u tego z rodziców, u którego dziecko stale przebywa. Jeżeli dziecko nie przebywa stale u żadnego z rodziców, jego miejsce zamieszkania określa sąd opiekuńczy.

Miejscem zamieszkania osoby pozostającej pod opieką jest miejsce zamieszkania opiekuna. Można mieć tylko jedno miejsce zamieszkania.

Procedura zameldowania

Zgłoszenie zameldowania na pobyt stały lub czasowy można dokonać osobiście bądź zameldować się przez Internet.

• Aby zameldować się przez Internet musimy mieć Profil Zaufany na platformie ePUAP lub bezpieczny podpis elektroniczny.
• Aby zameldować się w urzędzie należy wypełnić formularz „Zgłoszenia pobytu stałego /czasowego”.

Przed przystąpieniem do wypełnienia formularza należy przygotować odpowiednie dokumenty takie jak:

• dowód osobisty lub paszport,
• do wglądu dokument potwierdzający prawo do lokalu, jeżeli jesteśmy właścicielami obiektu to należy przedłożyć: odpis z księgi wieczystej, akt notarialny,
• w przypadku, gdy jesteśmy najemcami – umowę najmu,
• w innym przypadku – decyzję administracyjną, orzeczenie sądu.

Meldunku możemy dopełnić osobiście lub może to zrobić w naszym imieniu pełnomocnik.

Pełnomocnictwo musi być na piśmie, a pełnomocnik powinien mieć ze sobą swój dowód osobisty lub paszport.

Pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnik ma obowiązek dołączyć do formularza meldunkowego oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie.

Dokonując zgłoszenia w formie elektronicznej należy wypełnić stosowny formularz oraz dołączyć do niego:

• dokument elektroniczny potwierdzający tytuł prawny do lokalu lub w razie niemożności jego uzyskania – skan (odwzorowanie cyfrowe),
• dokument elektroniczny zawierający oświadczenie właściciela lub innego podmiotu dysponującego tytułem prawnym do lokalu, potwierdzające pobyt w tym lokalu, a w razie niemożności jego uzyskania – skan (odwzorowanie cyfrowe),
• w przypadku zameldowywania przez pełnomocnika: elektroniczny dokument pełnomocnictwa uwierzytelniony Profilem Zaufanym ePUAP lub podpisem kwalifikowanym (udzielającego pełnomocnictwa).

Rodzic, opiekun prawny lub opiekun faktyczny – meldują osobę, która nie ma zdolności do czynności prawnych (osoby całkowicie ubezwłasnowolnione, dzieci do 13 roku życia) lub osobę, która ma ograniczoną zdolność do czynności prawnych (osoby częściowo ubezwłasnowolnione, dzieci w wieku od 13 do 18  roku życia).

Pomimo, że procedura zameldowania nie jest zbyt skomplikowania i w bardzo łatwy sposób można ją przeprowadzić, to nie oznacza, że każdy, kto posiada meldunek, ma prawo do przebywania w danym mieszkaniu.

Warunkiem pozwalającym na przebywanie w danym lokalu jest zawarcie z właścicielem lokalu umowy najmu.

Wymeldowanie

Wymeldowania powinna dokonać osoba, która opuszcza jakiś lokal, w którym była zameldowana.

W przypadku, gdy osoba ta z jakichkolwiek przyczyn nie dokonała wymeldowania, może to za nią zrobić właściciel mieszkania, który składa wniosek w urzędzie o tzw. administracyjne wymeldowanie (zob. Jak wymeldować kogoś z mieszkania?).

W praktyce wymeldowanie kogoś, kto opuścił wynajmowane mieszkanie, może okazać się bardzo trudne.

Procedura wymeldowania osoby, która opuściła mieszkanie bez wymeldowania się wymaga bowiem wskazania w wypełnianym wniosku, obecnego miejsca pobytu tej osoby jak również podanie przyczyny wyprowadzki i datę wyprowadzki (muszą minąć co najmniej 3 miesiące od daty wyprowadzki) z mieszkania dotychczas wynajmowanego.

Skuteczne wymeldowania nastąpi tym szybciej, im więcej informacji zostanie przedstawionych we wniosku o administracyjne wymeldowanie.

Przeczytaj: Jak sprawdzić, czy kupowane mieszkanie nie jest zadłużone?

Podstawa prawna:

1. Ustaw z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.
2. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego.
3. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.
4. Ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności.
5. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 13 grudnia 2017 r. w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego (Dz.U. poz. 2411 z późn. zm.).

Zdjęcie: Unsplash.com