Numer księgi wieczystej – najważniejsze informacje

Każda księga wieczysta posiada swój niepowtarzalny numer, który składa się z trzech części i przyjmuje postać: XXXX/XXXXXXXX/X. Poszczególne części numeru księgi wieczystej oddzielone są od siebie znakiem: ”/”.

Numer księgi wieczystej – budowa

Pierwsza część numeru księgi wieczystej identyfikuje sąd, który prowadzi daną księgę wieczystą. Część ta składa się z kolejno po sobie następujących dwóch liter, cyfry oraz litery (np. PO1E) – jest to kod Wydziału Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego, w którym księga została założona, właściwego dla regionu Polski, w którym położona jest nieruchomość. Wspomniany skrót: PO1E, to kod Wydziału Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego w Grodzisku Wielkopolskim – wydział zamiejscowy z siedzibą w Wolsztynie.

Kod Wydziału Sądu Rejonowego określa załącznik nr 1 do Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 15.02. 2016 r. w sprawie zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie informatycznym. Pełną listę sprawdzisz tutaj: kody wydziałów ksiąg wieczystych.

Druga część numeru księgi wieczystej składa się z 8 cyfr, np. 00058720 – jest to numer nadawany według repertorium ksiąg wieczystych danego Wydziału Sądu Rejonowego. W przypadku ksiąg wieczystych, które prowadzone były wcześniej i zostały na skutek migracji przeniesione do systemu informatycznego, jest to ich stary numer pochodzący z repertorium, uzupełniony o taką ilość zer, aby suma cyfr pomiędzy ukośnikami wynosiła osiem. Na przykład, przy wprowadzaniu numeru księgi wieczystej do przeglądarki umieszczonej pod adresem internetowym Ekw.ms.gov.pl , wystarczy wpisać znany numer starej księgi wieczystej, a system automatycznie dopisze brakujące do ośmiu cyfr zera.

Trzecia część numeru księgi wieczystej składa się z 1 cyfry, nadawanej automatycznie w Wydziale Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego, który zakładał bądź migrował księgę wieczystą – jest to tzw. cyfra kontrolna.

Numer księgi wieczystej prowadzonej w systemie teleinformatycznym jest elementem okładki księgi wieczystej.

Jak czytać numer księgi wieczystej – przykład

Dla przykładu, numer księgi wieczystej: KR1P/00012345/4,  należy odczytać w następujący sposób:

• KR1P – kod Wydziału Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego dla Krakowa-Podgórza,
• 00012345 – numer nadany księdze wieczystej zgodnie z numeracją repertorium danego wydziału,
• 4 – cyfra kontrolna.

Znając numer księgi wieczystej można, korzystając z prowadzonej przez Ministerstwo Sprawiedliwości strony internetowej: https://przegladarka-ekw.ms.gov.pl wywołać na ekran komputera szukaną księgę wieczystą i zapoznać się z jej treścią, bądź złożyć wniosek o wydanie dokumentu z Centralnej Bazy Danych Ksiąg Wieczystych za pośrednictwem Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych (CIKW).

Centralna Informacja wydaje na wniosek odpisy ksiąg wieczystych, wyciągi z ksiąg wieczystych oraz zaświadczenia o zamknięciu ksiąg wieczystych. Odpisy, wyciągi i zaświadczenia wydane przez CIKW mają moc dokumentów wydawanych przez sąd.

Przeczytaj: Czy można podawać numer księgi wieczystej?

Stare numery ksiąg wieczystych

Migracja ksiąg wieczystych

W lipcu 2003 roku rozpoczął się w Polsce proces migracji ksiąg wieczystych, czyli przenoszenia treści ksiąg wieczystych prowadzonych dotychczas w postaci papierowej do wersji elektronicznej. Podstawą prawną procesu migracyjnego była ustawa z dnia 14 lutego 2003 r. o przenoszeniu treści księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym (Dz.U. Nr 42, poz. 3630). Ustawa ta została nazwana w skrócie ustawą migracyjną.

Proces migracji ksiąg wieczystych objął ponad 20 mln ksiąg wieczystych. Z chwilą rozpoczęcia migracji ksiąg wieczystych sądy rejonowe miały obowiązek sukcesywnego przekazywania starych ksiąg wieczystych do ośrodków migracyjnych.

Do ośrodków migracyjnych jako pierwsze przekazywane były księgi wieczyste, do których złożono wniosek o wpis i wniosek ten nie został jeszcze rozpoznany. W pozostałych przypadkach o kolejności przekazywania ksiąg wieczystych do ośrodków migracyjnych decydował przewodniczący wydziału ksiąg wieczystych.

Księgi wieczyste były przekazywane do ośrodków migracyjnych na okres 10 dni od dnia sporządzenia protokołu przekazania.

Cechą charakterystyczną całego procesu przenoszenia ksiąg wieczystych było pozostawienie nienaruszonego modelu księgi wieczystej, jaki został wprowadzony w 1947 r. Ustawodawca wprowadzając nową elektroniczną księgę wieczystą pozostawił jej nienaruszony model, który charakteryzował się podziałem na cztery działy. Przekształceniu uległ natomiast sposób prowadzenia księgi wieczystej.

W trakcie migracji do elektronicznej księgi wieczystej wprowadzone zostały wszystkie niewykreślone wpisy, wzmianki oraz adnotacje znajdujące się w starej księdze. Do nowej księgi wieczystej nie przeniesiono podpisów, wpisów, wykreśleń, wpisów dotyczących wydzielenia części nieruchomości gruntowej. Po przeniesieniu informacji ze starej do nowej elektronicznej księgi wieczystej nastąpił audyt tej księgi. Po sprawdzeniu poprawności wpisów przez sędziego, migrowana treść księgi wieczystej została zatwierdzona, a tradycyjna księga wieczysta wróciła do Sądu Rejonowego, który tę księgę prowadził i stała się częścią akt księgi wieczystej.

Księgi wieczyste poddane migracji, a więc przeniesieniu dotychczasowej treści księgi wieczystej do struktury księgi prowadzonej w systemie informatycznym, otrzymały nowy numer, z tym że stary numer księgi wieczystej stał się częścią numeru elektronicznej księgi wieczystej.

Na dzień dzisiejszy, jeżeli ktoś dysponuje tylko starym numerem księgi wieczystej, może spróbować samodzielnie ustalić nowy (elektroniczny) numer księgi wieczystej nadany w trakcie migracji.

Zamiana starego numeru księgi wieczystej na nowy – jak to zrobić?

Załóżmy, że jesteśmy w posiadaniu nieruchomości, która posiada założoną i zmigrowaną księgę wieczystą. Niestety nie znamy elektronicznego numeru KW posiadanej nieruchomości. Jedynie w dokumentach odnaleźliśmy informację, że nieruchomość posiada założoną księgę wieczystą o numerze KW 34567 i jest ona położona w Gdańsku. Aby zidentyfikować nowy numer księgi wieczystej dla tej nieruchomości należy:

1. ustalić czteroznakowy kod wydziału Sądu Rejonowego, w obszarze którego położona jest nieruchomość i w którym prowadzona jest księga wieczysta dla tej nieruchomości;
2. ustalić numer porządkowy (stary numer księgi wieczystej);
3. ustalić cyfrę kontrolną.

Proces zamiany starego numeru księgi wieczystej na nowy przedstawiliśmy w osobnym artykule: „Stary numer księgi wieczystej – jak zamienić na nowy numer KW?„

Gdzie i jak nadawany jest numer księgi wieczystej?

Zakładanie i prowadzenie ksiąg wieczystych zostało powierzone Sądom Rejonowym wydziałom wieczystoksięgowym. Szczegółowy sposób zakładania oraz prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie informatycznym określają Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości oraz zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12.12.2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. Urz. MS. 03.5.22).

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości w Wydziałach Ksiąg Wieczystych prowadzi się urządzenia ewidencyjne, m.in. takie jak repertorium ksiąg wieczystych („Rep. Kw”); repertorium zbioru dokumentów („Rep. Zd”); dziennik ksiąg wieczystych („Dz. Kw”); dziennik odpisów („Dz. Odp”); dziennik korespondencji ogólnej („Dz.Ko”).

Numerację w „Repertorium Kw” prowadzi się w sposób ciągły, a pozostałe księgi biurowe według rocznych okresów kalendarzowych, rozpoczynając numerację z początkiem każdego roku.

Osoba ubiegająca się o założenie księgi wieczystej składa w Sądzie Rejonowym właściwym dla miejsca położenia nieruchomości, wniosek o założenie księgi wieczystej. Wniosek o założenie księgi wieczystej składa się na urzędowym formularzu „KW-ZAL”.

Wniosek, KW-ZAL, który wpłynął do sądu, jest niezwłocznie rejestrowany w dzienniku ksiąg wieczystych („Dz. Kw”) i opatrzony kolejnym numerem, ponadto wniosek zaopatruje się adnotacją o chwili jego wpływu do sądu przez wskazanie daty, godziny i minuty.

W Dzienniku ksiąg wieczystych („Dz. Kw”) rejestrowane są również:

• wnioski o wpisy w księdze wieczystej,
• skargi na wpisy dokonane przez referendarzy sądowych i inne środki odwoławcze od dokonanych wpisów;
• zawiadomienia właściwego organu ewidencji gruntów i budynków o niezgodności danych z ewidencji gruntów i budynków z oznaczeniami nieruchomości w księdze wieczystej oraz wpisane z urzędu sprostowania oznaczenia nieruchomości.

Oznaczenie złożonego wniosku decyduje o kolejności rozpoznawania wniosków. Na przykład, w przypadku, gdy do sądu wpłynie w tym samym dniu wniosek o wpis prawa własności tej samej nieruchomości od różnych właścicieli, na podstawie różnych umów, to o kolejności rozpoznania wniosków rozstrzyga wcześniejsza data zawarcia umowy.

Sąd wieczystoksięgowy rozpoznając złożony wniosek o założenie księgi wieczystej i wpis prawa własności w tej księdze bada treść i formę złożonego wniosku, a w szczególności:

• dołączone do wniosku dokumenty,
• zgodność danych wnioskodawcy wskazanych we wniosku z danymi wynikającymi z systemów prowadzących ewidencję powszechnych numerów identyfikacyjnych (NIP, REGON).

Przy czym założenie księgi wieczystej może nastąpić tylko w przypadku, gdy prawo własności tego, kto ma być wpisany w księdze wieczystej jako właściciel, zostało dostatecznie wykazane.

Prawo własności do nieruchomości wykazuje się na podstawie dokumentów stwierdzających nabycie prawa własności do nieruchomości oraz dokumentów stanowiących podstawę oznaczenia nieruchomości.

Sąd może oddalić wniosek założenie księgi wieczystej, jeżeli brak jest podstaw albo, jeżeli istnieją przeszkody do założenia księgi wieczystej.

Sprawy o założenie księgi wieczystej w odróżnieniu od spraw o wpis do księgi wieczystej są rozpatrywane w nieprocesowym postępowaniu rozpoznawczym.

Założenie księgi wieczystej wymaga niejednokrotnie przeprowadzenia postępowania dowodowego, co różni je od postępowania o wpis do istniejącej księgi wieczystej.

Zasadą jest, że sąd rozpoznaje sprawę o założenie księgi wieczystej na posiedzeniu niejawnym, jednakże dla głębszego zbadania sprawy sąd może wyznaczyć posiedzenie, na które wezwie uczestników postępowania, aby wysłuchać ich argumentów bądź zażądać od nich oświadczeń na piśmie (Art. 514 § 1 k.p.c.).

Postępowanie dowodowe w sprawie założenia księgi wieczystej, sąd prowadzi zgodnie z przepisami ujętymi w kodeksie postępowania cywilnego. Po zakończeniu postępowania o założenie księgi wieczystej, sąd wydaje orzeczenie w postaci pierwszego wpisu, co jest jednoznaczne z założeniem księgi wieczystej, bowiem w myśl Art. 6268 § 10 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego „Założenie księgi wieczystej następuje z chwilą dokonania pierwszego wpisu”.

Założona księga wieczysta otrzymuje kolejny numer repertorium ksiąg wieczystych (Rep.Kw), pod którym ją zarejestrowano.

Dokumenty, które zawierają numer księgi wieczystej

Numer księgi wieczystej został umieszczony na okładce księgi wieczystej i stanowi element informacji podstawowych określających księgę wieczystą. W księdze wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym numer księgi wieczystej umieszczony został na okładce księgi wieczystej w polu 0.1.0.1 ”Numer księgi”.

Oprócz numeru księgi wieczystej na okładce księgi umieszczono również:

• w polu 0.1.0.2 „Oznaczenie wydziału właściwego do prowadzenia księgi wieczystej”, podane w odpowiednich podpolach:
  A: nazwa sadu,
  B: siedziba sądu,
  C: kod wydziału,
  D: numer wydziału,
  E: nazwa wydziału.
• w polu 0.1.0.3 „Typ księgi” napis wskazujący na rodzaj nieruchomości lub prawa, dla którego jest prowadzona księga wieczysta:
  a) dla nieruchomości gruntowej odpowiednio: ”nieruchomość gruntowa”, ”grunt oddany w użytkowanie wieczyste”, grunt oddany w użytkowanie wieczyste i budynek stanowiący odrębną nieruchomość, „grunt oddany w użytkowanie wieczyste i urządzenie stanowiące odrębny przedmiot własności, ”grunt oddany w użytkowanie wieczyste, budynek stanowiący odrębną nieruchomość i urządzenie stanowiące odrębny przedmiot własności”, b) dla nieruchomości budynkowej: budynek stanowiący odrębną nieruchomość, c) dla nieruchomości lokalowej: lokal stanowiący odrębną nieruchomość, d) dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu: „spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu”.

W trakcie prowadzenia księgi wieczystej wybór typu księgi wieczystej determinuje pojawienie się odpowiednich struktur dla danego typu księgi wieczystej z właściwymi jej elementami w postaci rubryk podrubryk pól i podpól.

Numer księgi wieczystej można odnaleźć także w treści księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości obciążonej ograniczonym prawem rzeczowym, np. prawem służebności.

Zgodnie z ustawą z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece, Art. 25, dział III księgi wieczystej przeznaczony jest na wpisy ograniczonych praw rzeczowych z wyjątkiem hipotek, na wpisy ograniczeń w rozporządzaniu nieruchomością lub użytkowaniem wieczystym oraz na wpisy innych praw i roszczeń z wyjątkiem roszczeń dotyczących hipotek.

Treść ograniczonego prawa rzeczowego – wpisuje się w księdze wieczystej prowadzonej dla nieruchomości obciążonej – służebnej w rubryce 3.4 – „Treść wpisu” oraz w podrubryce 3.4. „Wskazanie innej nieruchomości” w polu numer księgi wpisuje się numer księgi wieczystej nieruchomości władnącej. Jednocześnie w dziale I-Sp księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości władnącej, ujawniane są prawa rzeczowe przysługujące każdoczesnemu właścicielowi nieruchomości władnącej obciążające nieruchomość służebną. Numer księgi wieczystej nieruchomości służebnej (obciążonej) ujawnia się w rubryce „Spis praw” w polu „Treść prawa ujawnionego, oraz w polu „Księga powiązana”. Ujawnione wpisy w dziale I-Sp uzupełniają opis nieruchomości władnącej o prawa związane z tą nieruchomością.

Numer księgi wieczystej odnajdujemy również w dokumencie, jakim jest akt notarialny.

W przypadku czynności notarialnych obejmujących sprzedaż-kupno nieruchomości, numer księgi wieczystej umieszczany jest w części pierwszej aktu notarialnego – umowy sprzedaży nieruchomości określającej zbywaną nieruchomość.

Notariusz opisując nieruchomość będącą przedmiotem umowy sprzedaży określa tę nieruchomość podając nie tylko jej adres administracyjny, powierzchnię, rodzaj użytku oraz przysługujące nieruchomości prawa np. związane z nieruchomością służebną, ale również numer księgi wieczystej prowadzonej dla tej nieruchomości.

Innym dokumentem, w którym ujawnia się numer księgi wieczystej jest „Wypis z rejestru gruntów”.

Dokument „Wypis z rejestru gruntów” jest generowany na wniosek z operatu ewidencyjnego prowadzonego przez Starostę. Dokument ten stanowi podstawę do założenia księgi wieczystej dla nieruchomości, która nie posiada założonej księgi wieczystej, bądź dla nieruchomości, która ją utraciła.

Jeżeli dla nieruchomości jest prowadzona księga wieczysta to w dokumencie „Wypis z rejestru gruntów”, w rubryce ”Numer KW lub oznaczenie dokumentu” odnajdziemy elektroniczny numer księgi wieczystej. Jeżeli nieruchomość nie posiada założonej księgi wieczystej wówczas wskazana rubryka będzie pusta.

Jak ustalić numer księgi wieczystej?

Ustalenie numeru księgi wieczystej prowadzonej dla danej nieruchomości pozwala na wgląd do poszczególnych działów księgi i zapoznanie się z wpisami tam ujętymi. W świetle prawa wpisy ujęte w dziale II, III i IV księgi wieczystej określą stan prawny nieruchomości. Nie tworzą prawa wpisy ujęte w dziale I księgi wieczystej.

Ustalenie stanu prawnego nieruchomości stanowi podstawę bezpieczeństwa w obrocie nieruchomościami oraz zabezpieczenia kredytu hipotecznego.

Jeżeli jesteśmy zainteresowani nabyciem nieruchomości, która z różnych względów nam się podoba, to zapewne w celu uniknięcia ewentualnych przykrych niespodzianek w przyszłości, powinniśmy zapoznać się z pełną treścią księgi wieczystej prowadzonej dla danej nieruchomości.

Konieczność zapoznania się z treścią księgi wieczystej wynika z jednej z głównych zasad rządzących księgą wieczystą tj. zasadą jawności księgi wieczystej. W myśl Art. 2 ustawy o księgach wieczystych i hipotece ”Księgi wieczyste są jawne. Nie można zasłaniać się nieznajomością wpisów w księdze wieczystej ani wniosków, o których uczyniono w niej wzmiankę”. Konsekwencją jawności ksiąg wieczystych jest bezskuteczne powoływanie się w procesie na nieznajomość wpisów i wzmianek ujawnionych w treści księgi wieczystej. Zasada ta dotyczy również wzmianek wykreślonych. W przypadku podniesienia w procesie zarzutu nieznajomości treści księgi wieczystej czynność ta będzie prawnie bezskuteczna.

Numer KW interesującej nas nieruchomości można znaleźć na podstawie adresu nieruchomości lub numeru działki. Aby dowiedzieć się, jak to zrobić, przeczytaj nasz artykuł „Księgi wieczyste po adresie – 3 sposoby jak znaleźć„.

Podstawa prawna i inne źródła:

1. Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece.
2. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 czerwca 2019 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej
3. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 15 lutego 2016 r. w sprawie zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie teleinformatycznym.
4. Stanisław Rudnicki „Ustawa o księgach wieczystych i hipotece. Przepisy o postępowaniu w sprawach wieczystoksięgowych. Komentarz”.
5. Heropolitańska/Tułodziecka, Hryćków – Mycka/Kuglarz „Ustawa o księgach wieczystych i hipotece oraz przepisy związane”.

Zdjęcie: Pixabay.com