Jak założyć księgę wieczystą?

Każdy właściciel mieszkania, budynku czy działki, powinien zadbać o to, aby nieruchomość ta miała założoną księgę wieczystą, a ujawniony w niej stan prawny był zgodny z rzeczywistym stanem prawnym nieruchomości. W niniejszym artykule wyjaśniamy, na czym polega procedura zakładania księgi wieczystej.

W polskim systemie prawnym księgi wieczyste pełnią funkcję ewidencyjną i rejestracyjną nieruchomości.

Dla każdej nieruchomości: gruntowej, budynkowej i lokalowej oraz dla prawa, jakim jest spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, prowadzi się jedną, odrębną księgę wieczystą.

Celem prowadzenia ksiąg wieczystych jest ustalenie stanu prawnego nieruchomości, który jest podstawą bezpieczeństwa w obrocie nieruchomościami oraz zabezpieczenia kredytu hipotecznego.

Ustrój ksiąg wieczystych oraz postępowanie w sprawie ich prowadzenia określa ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. (z późn. zmianami) oraz rozporządzenia wykonawcze do tej ustawy. Przepisy w zakresie zakładania ksiąg wieczystych określa ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego. Zgodnie z niniejszą ustawą księgi wieczyste zakładane i prowadzone są w postaci elektronicznej (zob. Elektroniczne księgi wieczyste – jak z nich korzystać?). Jest to możliwe dzięki przeprowadzeniu tzw. migracji, czyli ręcznemu przeniesieniu treści ponad 20 mln ksiąg wieczystych prowadzonych w formie papierowej do systemu elektronicznego.

Gdzie zakładane i prowadzone są księgi wieczyste?

Księgi wieczyste są zakładane i prowadzone przez sądy rejonowe właściwe dla miejsca położenia nieruchomości.

Wykaz sądów wydziałów wieczystoksięgowych oraz ich oznaczenia zostały ujęte w załączniku nr 1 do Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 15 lutego 2016 r. w sprawie zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie teleinformatycznym.

W myśl Art. 506 oraz Art. 626(8) Kodeksu postępowania cywilnego założenie księgi wieczystej jest wynikiem postępowania wieczystoksięgowego.

Sąd wieczystoksięgowy wszczyna postępowanie w sprawie założenia księgi wieczystej z chwilą otrzymania wniosku o założenie księgi wieczystej, a założenie księgi wieczystej następuje z chwilą dokonania pierwszego wpisu (Art. 626(8) §10 Kodeks postępowania cywilnego), z tym że księga wieczysta dla określonej nieruchomości zostanie założona wówczas, jeżeli wnioskodawca złoży jednocześnie dwa żądania, tj.:

• o założenie księgi wieczystej,
• o dokonanie w tej księdze wpisu w Dziale I-O „Oznaczenie nieruchomości” oraz w Dziale II – „Własność”.

Kto i w jaki sposób składa wniosek o założenie księgi wieczystej?

Wniosek w sprawie założenia księgi wieczystej dla nieruchomości może złożyć notariusz bądź właściciel nieruchomości, użytkownik wieczysty, osoba na rzecz której wpis ma nastąpić, albo wierzyciel, jeżeli przysługuje mu prawo, które może być wpisane w księdze wieczystej.

Notariusz sporządzając akt notarialny dotyczący np. transakcji kupna – sprzedaży nieruchomości może w tym akcie zawrzeć wniosek o założenie księgi wieczystej dla nabywanej nieruchomości. Dzieje się tak np. w przypadku, gdy nabywana nieruchomość jest odłączana od nieruchomości „macierzystej” posiadającej swoją księgę wieczystą. Działanie to sprawia, że nabywca nieruchomości nie musi się martwić założeniem księgi wieczystej dla nabytej nieruchomości, bowiem wszelkie czynności w tym zakresie wykona za niego notariusz.

Jednocześnie notariusz sporządzając akt notarialny pobierze od właściciela nieruchomości nabywanej stosowną opłatę sądową za założenie księgi wieczystej oraz opłatę za wpis do księgi wieczystej prawa własności do nieruchomości.

Notariusz sporządzający akt notarialny, nie później niż w dniu jego sporządzenia, ma obowiązek ustawowy złożenia wniosku o wpis w księdze wieczystej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe (Art. 92. § 4, Prawo o notariacie). Złożenie wniosku o wpis w księdze wieczystej przez notariusza za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe uważa się za złożenie wniosku przez stronę czynności notarialnej (Art. 92. § 4 1 Prawo o notariacie).

Oczywiście, nie są to jedyne wnioski, jakie notariusz może zawrzeć w akcie notarialnym dotyczącym nabycia nieruchomości. Do innych można zaliczyć np. wniosek o wpis hipoteki umownej czy wniosek o wpis ograniczonego prawa rzeczowego.

Samodzielne założenie księgi wieczystej – wniosek KW-ZAL

Nabywca nieruchomości może również sam złożyć wniosek do sądu rejonowego o założenie księgi wieczystej dla nabytej nieruchomości. Założenie księgi wieczystej dla nieruchomości dokonuje się na wniosek zawarty na formularzu urzędowym KW-ZAL – “Wniosek o założenie księgi wieczystej” przedłożony wraz z niezbędnymi załącznikami.

Formularz KW-ZAL można pobrać ze strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości (TUTAJ) bądź w sekretariacie sądu wieczystoksięgowego.

Wniosek KW-ZAL należy kierować do sądu wieczystoksięgowego właściwego dla miejsca położenia nieruchomości.

Formularz wniosku KW-ZAL należy wypełnić w języku polskim, czytelnie, drukowanymi literami, bez skreśleń i poprawek, na maszynie, na komputerze lub ręcznie zgodnie z opisem pól. Osoba składająca wniosek wypełnia tylko pola jasne wniosku z tym, że pola niewypełnione należy przekreślić.

Przykłady wypełnionych wniosków o założenie księgi wieczystej można zobaczyć tutaj:

1. wniosek o założenie księgi wieczystej dla nieruchomości gruntowej: https://ksiegi-wieczyste.org/przyklad-wypelnienia-wniosku-o-zalozenie-ksiegi-wieczystej-dla-nieruchomosci-gruntowej/,
2. wniosek o założenie księgi wieczystej dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu: https://ksiegi-wieczyste.org/przyklad-wypelnienia-wniosku-kw-zal-dla-spoldzielczego-wlasnosciowego-prawa-do-lokalu/.

Uzupełnienie wniosku rozpoczyna się od oznaczenia sądu i wydziału, do którego kierowany jest wniosek.

Jeżeli nie znamy nazwy sądu oraz jego oznaczenia, a znamy położenie administracyjne nieruchomości, to w dotarciu do nazwy sądu i jego oznaczenia pomoże nam lista kodów wydziałów ksiąg wieczystych umieszczona w załączniku do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 15 lutego 2016 r. (poz. 312) w sprawie zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie teleinformatycznym.

Przechodząc do dalszej części wniosku należy sprecyzować, dla jakiej nieruchomości wnosimy o założenie księgi wieczystej. W tym celu należy zakreślić jeden z kwadratów umieszczony przy wyszczególnionej nieruchomości:

• gruntowej,
• budynkowej,
• lokalowej
• bądź spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu.

Jeżeli przedmiotem żądania jest założenie księgi wieczystej dla nieruchomości odłączonej od innej księgi wieczystej to w polu nr 3 o treści: „Odłączonej/ wyodrębnionej z księgi wieczystej numer”: należy obowiązkowo wpisać numer księgi wieczystej, od której odłączono nieruchomość.

Jeżeli przedmiotem żądania jest założenie księgi wieczystej dla nieruchomości gruntowej, dla której nie jest prowadzona księga wieczysta, przez dołączenie jej do istniejącej księgi wieczystej, należy obowiązkowo podać numer istniejącej księgi wieczystej, do której należy dołączyć nabywaną nieruchomość gruntową.

Następnie wnioskodawca powinien wpisać dane dotyczące oznaczenia i obszaru (powierzchni) nieruchomości, miejsca jej położenia, obszaru oraz sposobu korzystania z nieruchomości. Dane te powinny być zgodne z aktualnym wypisem z rejestru gruntów i budynków.

Jeżeli przedmiotem żądania jest założenie księgi wieczystej dla nieruchomości gruntowej w skład, której wchodzi więcej niż jedna działka ewidencyjna, do wniosku należy obowiązkowo dołączyć formularz „KW-OZN – Oznaczenie działki ewidencyjnej ”.

Jeżeli w księdze wieczystej ma być:

• ujawnionych więcej niż dwóch współwłaścicieli lub współuprawnionych lub ma być ujawniony więcej niż jeden właściciel i jeden użytkownik wieczysty,
• ma być ujawniony budynek /i urządzenie (dotyczy tylko księgi wieczystej zakładanej dla nieruchomości gruntowej),
• mają zostać ujawnione prawa (inne niż własność użytkowanie wieczyste, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego, roszczenia ograniczenia, w rozporządzaniu nieruchomością czy hipoteki,

wówczas do wniosku należy obowiązkowo dołączyć formularz „KW-ZAD – Żądanie wpisu w księdze wieczystej ”.

Jeżeli nieruchomość była już wpisana do dotychczasowej księgi wieczystej, a księga ta zaginęła lub uległa zniszczeniu, we wniosku należy wskazać numer tej księgi (pole nr, 27). Jeżeli dla nieruchomości był prowadzony zbiór dokumentów, we wniosku należy wskazać numer tego zbioru.

Natomiast, jeżeli nieruchomość nie miała księgi wieczystej ani zbioru dokumentów, bezpośrednio pod polem nr 27 należy złożyć odpowiednie oświadczenie w tej sprawie.

Podsumowując, uzupełniając kolejne strony formularza wpisujemy następujące informacje:

• oznaczenia sądu rejonowego i wydziału, do którego kierowany jest wniosek,
• położenie nieruchomości (województwo, powiat, gmina, miejscowość, dzielnica),
• oznaczenie i obszar (powierzchnia) nieruchomości
  – dla nieruchomości gruntowych: ulica, numer działki ewidencyjnej, nazwa lub numer obrębu, obszar;
  – dla nieruchomości budynkowych i spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu dotyczącego domu jednorodzinnego: ulica, numer budynku, liczba kondygnacji, powierzchnia użytkowa w m2;
  – dla nieruchomości lokalowych lub spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu: ulica, numer budynku i lokalu, kondygnacja, powierzchnia użytkowa lokalu wraz z powierzchnią pomieszczeń przynależnych (w m2), rodzaj i liczba izb wchodzących w skład lokalu oraz pomieszczeń przynależnych do lokalu, wielkość udziału w nieruchomości wspólnej lub w prawie użytkowania wieczystego i prawie własności wspólnych części budynku,
• wskazanie wszystkich uprawnionych, którzy mają figurować w księdze wieczystej jako właściciele nieruchomości wraz z ich adresami,
• określenie tytułu prawnego do danej nieruchomości,
• wyszczególnienie praw rzeczowych obciążających nieruchomość lub ograniczeń w jej rozporządzaniu – jeśli takie istnieją. Jeśli takowych nie ma, wnioskodawca składa oświadczenie, że nie wie o istnieniu wspomnianych praw lub ograniczeń.

W przypadku braku numeru PESEL lub Regon w odpowiednich polach należ wpisać ”brak”.

Adres do doręczeń należy podać tylko wtedy, gdy jest on inny od adresu miejsca zamieszkania wnioskodawcy/uczestnika postępowania.

Przeczytaj: Jak założyć księgę wieczysta dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu?

Jakie dokumenty są potrzebne do założenia księgi wieczystej?

Do wniosku o założenie księgi wieczystej należy obowiązkowo dołączyć:

• dokumenty potwierdzające nabycie lub posiadanie własności nieruchomości określonej we wniosku (np. akt własności ziemi, akt notarialny dotyczący nabycia nieruchomości lub oddania w użytkowanie wieczyste, akt poświadczenia dziedziczenia, postanowienie sądu o zasiedzeniu nieruchomości, postanowienie sądu o zniesieniu współwłasności, postanowienie sądu o nabyciu spadku, itp.),
• dokumenty stanowiące podstawę oznaczenia nieruchomości – czyli dokumenty geodezyjne, należą do nich: „Wypis z rejestru gruntów”, „Wypis z rejestru budynków lub „Wypis z kartoteki budynków”, a także „Wyrys z mapy ewidencyjnej”.

Wypis z rejestru gruntów oraz wyrys z mapy ewidencyjnej otrzymamy po złożeniu stosownego wniosku w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej (PODGiK) właściwym dla miejsca położenia nieruchomości. Sporządzenie dokumentów jest odpłatne, na dzień dzisiejszy opłata ta wynosi 150 zł.

Wszystkie dokumenty będące podstawą wpisu muszą być złożone w oryginałach bądź odpisach wydanych i poświadczonych przez instytucje, które je sporządziły (sądy, organy administracji, notariusza) oraz – w przypadku decyzji administracyjnych i orzeczeń sądowych – posiadać klauzulę prawomocności.

Dokumenty stanowiące podstawę oznaczenia nieruchomości powinny być opatrzone klauzulą organu prowadzącego ewidencję gruntów i budynków stwierdzającą, że są przeznaczone do dokonywania wpisów w księgach wieczystych. Klauzula nadaje im moc dokumentu urzędowego.

Dokumenty geodezyjne – stanowiące podstawę oznaczenia nieruchomości, powinny być zaopatrzone w klauzulę właściwego organu prowadzącego ewidencję gruntów i budynków stwierdzającą:

”Dokument niniejszy jest przeznaczony do dokonania wpisu w księdze wieczystej”.

Ponadto w sytuacji, gdy nieruchomość, dla której zakładana jest księga wieczysta, składa się z kilku działek, do wniosku KW-ZAL należy dołączyć uzupełniony załącznik KW-OZN – Oznaczenie działki ewidencyjnej.

Podobnie w sytuacji, gdy nieruchomość ma więcej niż trzech współwłaścicieli do wniosku KW-ZAL należy dołączyć uzupełniony załącznik KW-WU – Wnioskodawca/uczestnik postępowania.

We wniosku o założenie księgi wieczystej należy wyszczególnić dokumenty świadczące o ograniczonych prawach rzeczowych obciążających daną nieruchomość, a w przypadku braku tych praw należy złożyć oświadczenie, że Wnioskodawca nie wie o istnieniu takich praw lub ograniczeń.

Opłaty za założenie księgi wieczystej

Zgodnie z ustawą z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, za założenie księgi wieczystej wnioskodawca musi uiścić opłatę w wysokości 100 zł.  

Ponadto, od wniosku o wpis w księdze wieczystej prawa własności (użytkowania wieczystego lub ograniczonego prawa rzeczowego) sąd pobiera opłatę stałą w kwocie 200 zł.

Kolejne opłaty uzależnione są od rodzaju wpisu (bądź wpisów), który będzie dokonany wraz z założeniem księgi wieczystej. Przykładowo, wpis hipoteki to koszt 200 zł.

Wymienione kwoty wnioskodawca powinien wnieść na rachunek bankowy sądu wieczystoksięgowego właściwego do prowadzenia księgi wieczystej lub uiścić w kasie tego sądu.

Opłatę stałą pobiera się odrębnie od wniosku o wpis każdego prawa, choćby wpis dwóch lub więcej praw miał być dokonany na tej samej podstawie prawnej.

Dowód wniesienia opłaty sądowej należy dołączyć do wniosku KW-WPIS.

Jak długo czeka się na założenie księgi wieczystej?

Jak wynika ze statystyk prowadzonych przez sądy, w ostatnim czasie okres oczekiwania na założenie księgi wieczystej uległ znacznemu skróceniu. W zależności od obłożenia danego sądu sprawami, czas oczekiwania na założenie księgi wieczystej wynosi obecnie od 30 dni do około pół roku. W takich miastach jak Opole czy Kraków, czas oczekiwania skrócił się nawet do 2 miesięcy, a we Wrocławiu na wpis do księgi wieczystej trzeba czekać tylko 1,5 miesiąca. W Warszawie czas oczekiwania na wpis do księgi wieczystej wynosi od 8 do 12 miesięcy.

Jeszcze do niedawna na skutek wprowadzenia w życie ustawy o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego gruntów zabudowanych na cele mieszkaniowe w prawo własności tych gruntów (tj. Dz.U. z 2022 r. poz. 1495 ze zm.) oraz trwającej epidemii koronawirusa i z tym związanej absencji pracowników wydziałów wieczystoksięgowych, czas oczekiwania na założenie księgi wieczystej (czy na wis do księgi wieczystej) wynosił od kilku miesięcy do nawet 2 lat. Sytuacja uległa znacznemu polepszeniu m.in. dzięki zwiększeniu liczby etatów w sądach wieczystoksięgowych, zmniejszeniu absencji chorobowych oraz zmniejszeniu się spraw w zakresie ustawy przekształceniowej.

Nadzieję na maksymalne skrócenie czasu oczekiwania na wpis do księgi wieczystej (założenie księgi wieczystej) pokłada się w planach zmierzających do przekazania notariuszom prawa wpisu do księgi wieczystej. Chodzi tutaj o projekt poselski ustawy o zmianie ustawy Prawo o notariacie i innych ustaw. Przejęcie przez notariuszy prawa wpisu do księgi wieczystej zapewne rozładowałoby kolejki w sądach wieczystoksięgowych, a tym samym czas oczekiwania na wpis do księgi wieczystej uległby znacznemu skróceniu.

Przeczytaj: Stary numer księgi wieczystej – jak zamienić na nowy numer KW?

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece.
2. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 15 lutego 2016 r. w sprawie zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie teleinformatycznym.
3. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego.
4. Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.

Zdjęcie: Fotolia