Wpis do księgi wieczystej przez notariusza

Od 1 lipca 2016 r. notariusze sporządzający akty notarialne są zobowiązani do składania wniosków o wpis do księgi wieczystej wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Uprawnienia do składania wniosków o wpis w dziale III i IV księgi wieczystej wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego posiada również naczelnik urzędu skarbowego oraz komornik.

Notariusz składając do sądu wniosek o wpis do księgi wieczystej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, dołącza do tego wniosku dokumenty stanowiące podstawę wpisu w księdze wieczystej, jeżeli zostały one sporządzone w postaci elektronicznej.

Dokumenty stanowiące podstawę wpisu w księdze wieczystej, niesporządzone w postaci elektronicznej, notariusz przesyła sądowi właściwemu do prowadzenia księgi wieczystej w terminie trzech dni od dnia złożenia wniosku o wpis.

Dostęp notariuszy do systemu elektronicznych ksiąg wieczystych umożliwia certyfikat dostępowy, wydawany przez Departament Informatyzacji i Rejestrów Sądowych po założeniu przez notariusza w systemie teleinformatycznym konta.

Program, w oparciu o który odbywa się przekazywanie wniosku o wpis do sądu rejonowego, umożliwia wcześniejsze przygotowanie wniosku o wpis do księgi wieczystej oraz jego wstępną kwalifikację.

Wysłanie wniosku przez notariusza do sądu wieczystoksięgowego wymaga uwierzytelnienia tej czynności przez notariusza za pomocą bezpiecznego podpisu wykorzystującego kwalifikowany podpis elektroniczny.

Wprowadzenie systemu teleinformatycznego w postępowaniu wieczystoksięgowym ma na celu nie tylko dalszą informatyzację postępowania wieczystoksięgowego, ale przede wszystkim podniesienie bezpieczeństwa w obrocie nieruchomościami i zabezpieczenia kredytu hipotecznego.

Należy zwrócić uwagę, że do końca czerwca 2016 r. notariusz sporządzając akt notarialny miał obowiązek dostarczyć ten akt do sądu wieczystoksięgowego w terminie trzech dni od dnia jego sporządzenia. W tym czasie nieuczciwy sprzedawca nieruchomości mógł tę nieruchomość ponownie sprzedać bądź obciążyć ograniczonym prawem rzeczowym, jak również w czasie tym w księdze wieczystej prowadzonej dla danej nieruchomości mógł pojawić się wniosek o wpis hipoteki lub wszczęcia egzekucji dotyczących zbywcy.

Obecnie, gdy tylko do sądu wpłynie drogą elektroniczną wniosek o wpis, w księdze wieczystej danej nieruchomości, automatycznie pojawi się wzmianka o wniosku, która ostrzega, że do sądu wpłynął wniosek o wpis, który po jego dokonaniu może zmienić treść księgi wieczystej w zakresie określonym żądaniem ujętym we wniosku. Wzmianka jest informacją ostrzegającą o tym, że zaufanie do księgi wieczystej powinno być w danej chwili ograniczone.

Przeczytaj: Co to jest wzmianka w księdze wieczystej?

W jakiej sytuacji wpisu do księgi wieczystej może dokonać notariusz?

Notariusz, jako osoba zaufania publicznego, jest powoływany do dokonywania czynności notarialnych, jeżeli wymaga tego przepis prawa lub taka jest wola stron. Jedną z czynności, którą może wykonywać tylko notariusz, jest sporządzenie aktu notarialnego, tj. dokumentu, którego forma jest przewidziana przez prawo.

Forma aktu notarialnego sporządzanego przez notariusza zastrzeżona jest w szczególności dla:

• umowy sprzedaży – zobowiązującej do przeniesienia własności nieruchomości, darowizny, dożywocia, umowy przedwstępnej, jak również umowy zawieranej w drodze oferty i przyjęcia oferty,
• umowy przenoszącej własność, będącej konsekwencją zobowiązania do przeniesienia własności (Art. 158 k.c.),
• umowy zbycia ekspektatywy odrębnej własności lokalu, powstałej na podstawie umowy o budowę lokalu mieszkalnego, zawartej pomiędzy spółdzielnią mieszkaniową a członkiem spółdzielni mieszkaniowej,
• umowy zobowiązującej do zbycia spadku,
• umowy przekazania gospodarstwa rolnego następcy,
• umowy zrzeczenia się dziedziczenia,
• potwierdzenia umowy o przeniesienie własności nieruchomości zawartej przez osobę ograniczoną w zdolności do czynności prawnych bez wymaganej zgody przedstawiciela ustawowego,
• zgody osoby trzeciej potrzebnej do dokonania czynności prawnej, do ważności której potrzebna jest forma aktu notarialnego,
• oświadczenie woli osoby nieumiejącej czytać,
• umowa o przedłużenie użytkowania wieczystego,
• umowa zbycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego,
• oraz inne.

Zgodnie z ustawą z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie, Art. 92, § 4. notariusz sporządzając akt notarialny zawierający w swej treści:

• przeniesienie prawa własności,
• zmianę lub zrzeczenie się prawa ujawnionego w księdze wieczystej

albo

• ustanowienie prawa, które może być ujawnione w księdze wieczystej, bądź obejmujące czynność przenoszącą własność nieruchomości, chociażby dla tej nieruchomości nie była prowadzona księga wieczysta,

posiada obowiązek, nie później niż w dniu sporządzenia aktu notarialnego, złożenia wniosku o wpis (tego aktu) do księgi wieczystej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe.

Złożenie wniosku o wpis w księdze wieczystej przez notariusza, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe, uważa się za złożenie wniosku przez stronę czynności notarialnej.

Notariusz składa również wniosek o wpis do księgi wieczystej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe, jeżeli:

• akt notarialny dotyczy umowy deweloperskiej, na podstawie której deweloper zobowiązuje się do ustanowienia lub przeniesienia na nabywcę, po zakończeniu przedsięwzięcia deweloperskiego, prawa własności lokalu mieszkalnego i przeniesienia tego prawa na nabywcę, a nabywca zobowiązuje się do spełnienia świadczenia pieniężnego na rzecz dewelopera na poczet ceny nabycia tego prawa, przy czym, deweloper jest właścicielem lub wieczystym użytkownikiem nieruchomości;

W księdze wieczystej prowadzonej dla nieruchomości, na której ma zostać przeprowadzone lub jest prowadzone przedsięwzięcie deweloperskie, ujawnia się roszczenie nabywcy o wybudowanie budynku, wyodrębnienie lokalu mieszkalnego i przeniesienie prawa własności tego lokalu oraz praw niezbędnych do korzystania z lokalu na nabywcę, albo przeniesienie na nabywcę własności nieruchomości wraz z domem jednorodzinnym lub użytkowania wieczystego nieruchomości gruntowej i własności domu jednorodzinnego stanowiącego odrębną nieruchomość lub przeniesienie ułamkowej części własności nieruchomości, wraz z prawem do wyłącznego korzystania z części nieruchomości służącej zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych.

• akt notarialny dotyczy umowy deweloperskiej, na podstawie, której deweloper zobowiązuje się do ustanowienia lub przeniesienia na nabywcę po zakończeniu przedsięwzięcia deweloperskiego, prawa własności lokalu mieszkalnego i przeniesienia tego prawa na nabywcę, a nabywca zobowiązuje się do spełnienia świadczenia pieniężnego na rzecz dewelopera na poczet ceny nabycia tego prawa, przy czym deweloper nie jest właścicielem lub wieczystym użytkownikiem nieruchomości;

Warunkiem wpisu do księgi wieczystej powyższego roszczenia jest przedłożenie przez dewelopera zgody właściciela lub wieczystego użytkownika nieruchomości na wpis.

• akt notarialny dotyczy umowy najmu instytucjonalnego z dojściem do własności, (art. 19k ust. 3 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego).

Elektroniczne wpisy aktów notarialnych sporządzonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej są gromadzone i przechowywane w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wpisów Aktów Notarialnych zwanym „Repozytorium”. Repozytorium prowadzone jest przez Krajową Radę Notarialną.

Krajowa Rada Notarialna zapewnia notariuszom, sądom oraz innym uprawnionym organom państwowym, dostęp do Repozytorium, jak również bezpieczeństwo Repozytorium, w szczególności ochronę danych zgromadzonych w Repozytorium przed nieuprawnionym dostępem, przetwarzaniem, zmianą lub ich utratą.

Z chwilą umieszczenia wypisu lub wyciągu z aktu notarialnego w Repozytorium notariusz otrzymuje za pośrednictwem systemu teleinformatycznego zawiadomienie, które zawiera numer dokumentu w Repozytorium, a także dzień, miesiąc i rok oraz godzinę i minutę jego umieszczenia w Repozytorium.

Opłaty pobierane przez notariusza od wniosków o wpis w księdze wieczystej

Notariusz sporządzając akt notarialny dotyczący umowy przeniesienia własności, pobiera od strony transakcji wynagrodzenie za prawne udokumentowanie danej czynności zwane taksą notarialną, jak również pobiera inne opłaty i podatki, których wysokość regulują odrębne przepisy prawa.

Maksymalne stawki wynagrodzenia notariusza określa rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 28 czerwca 2004 roku w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (tekst jedn. Dz.U. z 2020 r. poz. 1473 ze zm.; dalej: rozporządzenie).

Maksymalne stawki taksy notarialnej, jakie mogą być stosowane przez notariuszy, zostały ujęte w Obwieszczeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 11 sierpnia 2020 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej. Rozporządzenie określa maksymalne stawki taksy notarialnej za czynności notarialne oraz maksymalne kwoty, o które może być zwiększone wynagrodzenie za dokonanie czynności notarialnych poza kancelarią notarialną.

W myśl cytowanego rozporządzenia, maksymalna stawka taksy notarialnej zależy od wartości przedmiotu (nieruchomości) czynności notarialnej i wynosi:

1. do 3000 zł – 100 zł;
2. powyżej 3 000 zł do 10 000 zł – 100 zł + 3% od nadwyżki powyżej 3000 zł;
3. powyżej 10 000 zł do 30 000 zł – 310 zł + 2% od nadwyżki powyżej 10 000 zł;
4. powyżej 30 000 zł do 60 000 zł – 710 zł + 1% od nadwyżki powyżej 30 000 zł;
5. powyżej 60 000 zł do 1 000 000 zł – 1010 zł + 0, 4% od nadwyżki powyżej 60 000 zł;
6. powyżej 1 000 000 zł do 2 000 000 zł – 4770 zł + 0, 2% od nadwyżki powyżej 1 000 000 zł;
7. powyżej 2 000 000 zł – 6770 zł + 0, 25% od nadwyżki powyżej 2 000 000 zł, nie więcej jednak niż 10 000 zł, a w przypadku czynności dokonywanych pomiędzy osobami zaliczonymi do I grupy podatkowej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn nie więcej niż 7500 zł.

Przy obliczaniu wartości przedmiotu czynności notarialnej nie odlicza się obciążeń i bonifikat. Oczywiście, podane powyżej stawki taksy notarialnej to stawki maksymalne. Zazwyczaj notariusz kierując się indywidualnymi okolicznościami transakcji kupna – sprzedaży może dla danej transakcji ustalić stawki niższe od tych podanych w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości.

Notariusz sporządzając akt notarialny ma obowiązek w części końcowej aktu notarialnego pod tytułem „Koszty” wyszczególnić wszystkie koszty, opłaty i podatki związane z daną transakcją z podaniem podstawy prawnej.

Do innych pozostałych kosztów związanych z transakcją nabycia nieruchomości należą:

1. Koszty sporządzenia aktu notarialnego dokumentującego:
   1) umowę zobowiązującą, zawartą pod warunkiem lub z zastrzeżeniem terminu,
   2) umowę przenoszącą własność lub użytkowanie wieczyste, w wykonaniu umowy zobowiązującej,
   3) umowę sprzedaży nieruchomości rolnej z Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa,
   4) umowę sprzedaży lokalu mieszkalnego lub nieruchomości gruntowej zabudowanej jednorodzinnym budynkiem mieszkalnym, dokonywanej przez Skarb Państwa, jednostki samorządu terytorialnego lub inne podmioty na podstawie ustaw przyznających nabywcom tych lokali lub nieruchomości bonifikaty od ceny,
   5) umowę zbycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
   6) umowę zbycia własnościowego spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego, spółdzielczego prawa do lokalu użytkowego, prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej (prawa do lokalu mieszkalnego w domu budowanym przez spółdzielnię mieszkaniową w celu przeniesienia jego własności na członka),
   7) umowę zbycia ekspektatywy spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, odrębnej własności lokalu lub domu jednorodzinnego w trybie ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1465),
   8) umowę ustanowienia odrębnej własności lokalu lub przeniesienia własności domu jednorodzinnego z prawem do gruntu, zawartych w wykonaniu umów o budowę lokalu lub domu, w trybie ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych,
   9) umowę przeniesienia własności lokalu lub domu jednorodzinnego z prawem do gruntu, przez spółdzielnię mieszkaniową,
   10) umowę przeniesienia własności, oddania w użytkowanie wieczyste lub przeniesienia prawa użytkowania wieczystego działki budowlanej na rzecz spółdzielni mieszkaniowej w trybie Art. 35 ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych,
   11) ustanowienie hipoteki,
   12) umowę zawieraną na podstawie przepisu Art. 9 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz. U. z 2020 r. poz. 532 i 568),
   15) umowę darowizny lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość, jeżeli umowa jest zawierana pomiędzy osobami zaliczanymi do I grupy podatkowej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn, a nabywcy są uprawnieni do skorzystania z ulgi, o której mowa w Art. 16 ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadku i darowizn,
   15a) umowę deweloperską,
   16) umowę ustanowienia odrębnej własności lokalu mieszkalnego i przeniesienia własności tego lokalu na nabywcę, w tym w wykonaniu umowy deweloperskiej,
   17) umowę sprzedaży nieruchomości gruntowej, stanowiącej działkę budowlaną w rozumieniu Art. 2 pkt. 12 ustawy z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (Dz. U. z 2020 r. poz. 293, 471, 782, 1086 i 1378),
   18) umowę przeniesienia na nabywcę własności nieruchomości zabudowanej domem jednorodzinnym lub prawa użytkowania wieczystego nieruchomości gruntowej i własności domu jednorodzinnego na niej posadowionego, w tym w wykonaniu umowy deweloperskiej, 19) umowę sprzedaży lokalu mieszkalnego – maksymalna stawka wynosi połowę stawki taksy notarialnej, która zależna jest od wartości przedmiotu (nieruchomości).
2. Podatek od czynności cywilnoprawnych w stawce 2% od wartości nieruchomości (ustawa o podatku od czynności cywilnoprawnych z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 815.1).
3. Ustanowienie hipoteki (kwota zabezpieczonej wierzytelności) Rozporządzenie Ministra sprawiedliwości z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych( Dz. U. z 2020 r. poz. 815.1).
4. Podatek od ustanowienia hipoteki na zabezpieczenie wierzytelności istniejących – od kwoty zabezpieczonej wierzytelności – 0,1% (Ustawa o podatku od czynności cywilnoprawnych z dnia 9 września 2000 r. – Dz. U. z 2020 r. poz. 815.1).
5. Opłata za założenie nowej księgi wieczystej – 100 zł.
6. Opłata od wniosku o wpis własności – 200 zł.
7. Opłata sądowa za wpis służebności, np. przesyłu – 40 zł.
8. Podatek od towarów i usług VAT w stawce 23 % na podstawie Art. 41 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (z późn. Zmianami) podatek w stawce 23 % jest naliczany od:

• kosztów ustanowienia hipoteki,
• kosztów sporządzenia aktu notarialnego,
• kosztów wniosku o wpis do księgi wieczystej.

Dodatkowo, nabywca nieruchomości ponosi koszty sporządzenia wypisu, odpisu lub wyciągu z akt notarialnych lub innego dokumentu liczonego wg stawki 6 zł za każdą rozpoczętą stronę dokumentu. Za stronę uważa się tekst obejmujący nie mniej niż 25 wierszy.

Notariusz wykonując czynności notarialne poza kancelarią notarialną może zwiększyć swoje wynagrodzenie. Maksymalna kwota, o którą może być zwiększone wynagrodzenie za dokonanie czynności notarialnej poza kancelarią notarialną, wynosi:

1. w porze dziennej – 50 zł,
2. w porze nocnej oraz w dni wolne od pracy – 100 zł

za każdą godzinę niezbędną do dokonania tej czynności od opuszczenia kancelarii do powrotu. Za porę dzienną liczy się czas między godziną 8 a 20.

Tak więc, kalkulując koszty nabycia nieruchomości należy mieć na uwadze nie tylko cenę nieruchomości, ale również koszty związane z tą transakcją, które stanowią niemałą jej część.

Przed nabyciem nieruchomości i wyborem biura notarialnego, któremu chcielibyśmy powierzyć przeprowadzenie transakcji nabycia nieruchomości, warto przejrzeć strony internetowe biur notarialnych i porównując taksy notarialne wybrać to biuro, które cenowo okazuje się najkorzystniejsze.

Przeczytaj: Ile kosztuje wpis do księgi wieczystej?

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie.
2. Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.
3. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 października 2015 r. w sprawie pobierania przez notariuszy opłat sądowych od wniosków o wpis w księdze wieczystej i ich przekazywania sądom oraz prowadzenia ewidencji pobranych opłat sądowych.
4. Obwieszczenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 11 sierpnia 2020 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej.
5. Ustawa z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych.

Źródła:
Ustawa o księgach wieczystych i hipotece. Przepisy o postępowaniu w sprawach wieczystoksięgowych. Komentarz. Stanisław Rudnicki

Zdjęcie: unsplash.com